コラム～WEB担当者様へ～｜NETAXIS

データベース化提案への流れ（第1回） データベース化、過去の事例

今回はみなさんも聞いたことのある『データベース』を導入する際のことをコラムにします。
「データベースってなんだろ…」
「具体的に何ができるの？」
「導入する上でのメリットやデメリットは？」
などの疑問を事例と考察によって記述していきますので、最後まで読んでいただけると嬉しいです。
ひとまず、事例が印刷物のカタログ作成の話ですので、DB→印刷物の流れでコラムを進行させます。

事例：【百貨店のカタログ作成】

仕事で百貨店のカタログを定期で制作しておりまして、そこからデータベースの導入提案をするようになりました。
先ずカタログ製作でなぜ、データベースの導入を提案したのか？ということからご説明します。

毎年同じ商品データだった

  1. 2年ほど、その百貨店さんのカタログを作ってわかったきたのが5割は昨年と同じ商品、…ということは商品スペックもほぼ同じ。
  2. それを毎年、そのカタログを作る時期になると印刷会社の営業さんが原稿を集めるわけなんですが、カタログに商品を掲載する各メーカーさんすべてに「入稿用紙」を渡して、手書きで書いてもらって、写真を添付し郵送してもらう。
  3. それを営業さんがチェックをして各カテゴリ毎にまとめて入稿、という状況でした。
ここで問題となってきたのが、

昼間は営業で外に出てるため、原稿整理の時間がない。 できあがった原稿は手書きのため、以下のような作業の弊害が出る。
● 書き方のクセで読みにくい
● 書き間違いやFAX入稿で文字が潰れて読めない。など 		『過去の商品（前年度、前々年度…）と同様』という指示が出た場合にすぐデータを引き出せない。 去年と同じ商品の原稿と写真を送られてきて「去年と同じだ」と気づかない

上記の4つがあって制作会社（この場合ウチ）に原稿を渡すのが遅れる。
という問題が浮き彫りになってきました。そしてこの5つの問題が次に引き起こすのが、

原稿の入稿が遅れても締切は変わらないので、制作時間が短い。 つまり急いで制作することになり、どーしてもミスが増える。 以前と同じデータだったとしても、いつのカタログかを探したりする時間がない。 手書き原稿をデータとして入力するのは結構時間がかかる。 去年と同じ商品があっても気づかず、イチからスキャンと色補正を行う。

このような問題でした。「これは他にやりようがあるだろ」ということでDBPを提案し、導入することにしました。
どーいう仕組みにしたかと言いますと

  • 入稿用紙を廃止し、PC上からウチで作った「入力フォーム」に直接入力してもらう→つまりそのまま原稿になる。
  • 写真も添付して一緒に送ってもらう（スキャニングの必要なものは画像原稿をいただく）。
  • たまったデータをデータベースに流し込み、自動組版で自動組み

この3つにしただけで、原稿整理や入稿遅れはなくなりましたし、制作時間も格段に短縮できました。
そして制作に4人割いていた作業が1人での作業で済みました。
無駄な作業も無くなって、しかも商品のことを知らない人間が入力をするわけではなく、商品をよくわかっているメーカーさんが直接入力をすることで校正回数も減りました。
これを機にデータベース化を勧めるようになっていきました。