コラム~WEB担当者様へ~|NETAXIS

データベース化提案への流れ(第2回) カタログを「データベースからの自動組」にする条件

今回はみなさんも聞いたことのある『データベース』を導入する際のことをコラムにします。
「データベースってなんだろ…」
「具体的に何ができるの?」
「導入する上でのメリットやデメリットは?」
などの疑問を事例と考察によって記述していきますので、最後まで読んでいただけると嬉しいです。

デザインがパターン化されている必要がある

まず、何でもデータベース化して自動で組める、というものではありません。自動組には向き不向きがあります。
何にでも向き不向きがあります。データベース→自動組版も同様です。
「対応は出来てもメリットが薄い」や「体裁が似ていてデザイン的に良くない」というように不向きな面も持っています。

  • 「デザイン性の高いもの」や「一度使ったきり次回では使用しないもの」→不向きである
  • 「大量のデータを参照するもの」や「リスト化・コマ化・テンプレート化されたもの」→向いている
と言えるでしょう。
別にパターンが1つでないといけないというわけではなく、例えばカタログ内ページのテンプレートパターンが3つあるのであれば、3種類のテンプレートが必要となります。


商品/製品カタログなどはその傾向が強いため向いているのですが、そうでないものもあります。ポスターなんかは無理です。
【デザイン】の自動化ではありません。どちらかというと自動で【レイアウト】です。テンプレートパターンに流し込む、と言ったほうが良いでしょうか。
たとえばカタログでも1点だけ特殊なページがあるとか数ページだけデザインされたページがあるといった場合は、テンプレート化出来そうなページは自動組、他のページは手組みをします。
「何だ全自動じゃないのか」とも言われますが、全自動に出来なくもないですが、それをやるにはとんでもない時間と金額を要すので、バランス見て自動部分と手動部分を分けて考えた方が現実的です。

表記の統一

カタログを見てますと表記がバラバラだったりもします。例としては

商品:ビールA
「重さ:1000g」

商品:ビールB
「重量:1kg」

こういった状態です。
同じ紙面に載るのならば、表記を統一したほうが読者もわかりやすいのではないでしょうか。
メーカーさんからの原稿の表記どおりだったり、担当者レベルでの表記方法の違いだったりした場合、以下のような弊害があります。

例えば「長さ」と「サイズ」、「重さ」と「重量」のようにデータベースに別々に格納すると、

  • データベースを構築する時
  • データベースにデータを入力・更新する時
  • 流しこみをする時
などに煩わしさや作業工数の増加が発生し、データベース→自動組版のメリットが薄くなります。

よって、データベースを構築する際は運用方法・管理方法・データの種類・メリット及びデメリットに関してのトレードオフなどを考慮した完成形を構築・運営に携わる人間が描ける状態まで落とし込む必要があります。

正しい情報

当然と言えば当然の話ですが、データベースのデータは最新のデータに更新され続け、運用されます。
構築する場合に

  • 「カタログから情報を拾ってくれ」といって渡されたカタログが古い。
  • その「カタログ」が前回作った際に校正の見落としで間違っている。
  • 最新のカタログなんだけど、商品/製品を管理しているデータの内容が違う(つまりカタログ作成後のエクセルのデータに商品/製品が追加・更新されている)。
…など、どのメディアから原稿を用意しても良いのですが、確実に要素をカバーしてある原稿でなければ、最悪の場合、最初からプロジェクトのやり直しという事態が起こります。
運用する際も同様です。削除された製品・商品がそのままの状態であったり、スペックの違う同名のアイテムがある場合、データの信頼性が失われデータベース自身の存在意義が無くなります。

百貨店カタログ作成時も上記のようなルールを決めて、メーカーさんに説明を行いました。